— А это, господа, наша последняя модель. Заменяет труд пяти человек. Ее обслуживают шесть специалистов среднего звена и два руководителя проекта.

— Взято из просторов интернета

 

Текущая статистика

Если вы читаете эту статью, то скорее всего вы уже наступили на грабли управления проектами. Если не наступали, то все еще впереди. 

Управление проектами одна из самых сложных деятельностей современного человека. Но что такое сложно и почему это так? Сложно — это когда вероятность успеха значительно ниже вероятности неудачи. Соответственно намного легче запороть проект чем его успешно завершить. 

По данным открытых источников, IT проекты в 36% завершаются успешно, в 48% завершаются со спорными показателями и в 16% полностью проваливаются. Это еще данные средней температуры по больнице, в реальности крупные проекты стоимостью более 10 млн долл США завершаются успешно только в 10% случаев.

И эта статистика довольно печальна. Представьте себе сколько ресурсов расходуется впустую, сколько драгоценного времени теряет компания на никому ненужном проекте.

Что делать?

Можно смириться с этим. А можно бороться. Каждый выбирает свой путь. Но и бороться нужно умно и энергоэффективно. Нет конечно можно попробовать заставить весь мир применять современные практики управления проектами, не наступать на грабли, но это будет всего лишь еще один неуспешный проект.

Лучший способ изменить мир, это измениться самому. Только показав на личном примере что-либо, мы можем побудить окружающих нас людей последовать за нами. Кстати это одна из заповедей лидерства.

Моя личная практика показывает, что успех заразителен. В недалеком 2015 году у меня были довольно таки серьезные управленческие проблемы и мне пришлось срочно искать оптимальные методы управления проектами. Я их нашел и внедрил, это принесло отличные результаты и у людей кто окружал меня в этот момент что-то щелкнуло в мозгах. По прошествии лет эти люди перешли в другие компании и внедрили эти практики там, сделали мир чуточку лучше. Я их никогда не заставлял и даже не агитировал, просто результаты были более красноречивы.

Зачем я это делаю?

Хороший психолог легко интерпретирует и мой текст, и мои цели. Не буду писать лекцию про психологию, у меня и у вас нет на это времени. Конечно же мною и как многими другими авторами движет желание быть значимым и оставить хоть какой-то след в этом сумасшедшем мире.

Но кроме этого я хочу еще лучше научиться готовить – варить – жарить (управлять) проекты. Только попытавшись кому-либо объяснить или кого-либо этому научить, я могу еще более углубить свои знания и усовершенствовать свои навыки.

Бесплатного сыра не бывает. Я буду рад если после прочтения данной статьи у вас повысится процент успешно завершенных проектов.

Состав блюда

Как и любое блюдо проект состоит из ингредиентов и действий, которые мы осуществляем что бы все приготовить (завершить). В каком-то смысле приготовление блюда тоже проект, только сравнительно простой.

К примеру, возьмем блюдо – казан кебаб. Очень вкусное, не диетическое мясное блюдо. Основные ингредиенты: баранье мясо, бараний курдюк, картофель, соль, приправы и лук. Действия для приготовления: жарка и парка в заранее заданной последовательности.

Тоже самое и в проектах, есть ресурсы (ингредиенты), задачи (жарка и парка) и методология (последовательность).

Готовить или не готовить вот в чем вопрос

Зачем мы готовим блюдо? В основном для того что бы утолить наш или чужой голод, конечно есть другие варианты как – поэкспериментировать, покрасоваться, накормить нуждающихся и т.д., но результат всех этих вариантов в основном оканчивается съедением блюда. Мы не готовим блюдо что бы затем его выбросить, это было бы расточительством наших ингредиентов и времени.

Тоже самое в проектах, очень важна цель. Цель должна быть значимой и осмысленной. Проект может нести позитивные последствия для одних и негативные для других, это нормально. Нельзя затевать к примеру проект по автоматизации предприятия ради только самой автоматизации — это прямой путь к неудаче. Чем более подробно описаны цели проекта, тем более легче проходит коммуникация между всеми участниками проекта, так как все понимают для чего они в этом проекте и чего они должны добиться.

Когда я готовлю казан кебаб, я заранее определяю сколько людей должен накормить, в какое время они придут, во сколько я подам блюдо, какая порция на каждого человека.

Когда я определяю цели проекта я общаюсь с инициатором и всеми влияющими заинтересованными лицами что бы максимально подробно описать их, а также определить выгоды от успешного завершения проекта или убытков, если проект будет неудачен. Лучше всего показывать последствия в денежном выражении это помогает и в определении стоимости проекта и в переговорах с «деньго-держателями».

Из этого вытекают следующие рецепты:

Рецепт №1. Определите понятную и нужную цель проекта которая учитывает интересы каждой стороны.

Рецепт №2. Оцените прибыли от завершения и убытки от провала проекта в денежном выражении. 

Рецепт №3. Используйте оценку прибылей и убытков при определении и утверждении бюджета проекта.

Долька Мотивации

Наверное, многие со мной не согласятся, но я считаю, что мотивация — это ресурс, он конечно не физический, но ограниченный, и быстро иссякает если неправильно им пользоваться.

Мотивация это не цель, мотивация — это энергия в процессе. Великая цель может значительно увеличить мотивацию, и наоборот плохая цель убивает мотивацию. Мотивация явление индивидуальное, у каждого она своя, но важно помнить, что в ходе взаимодействия в проекте появляется общая (системная) мотивация. Т.е. все взаимосвязано, и от ваших действий мотивация может увеличиваться или снижаться как во всем проекте, так и у каждого отдельно взятого члена команды.

Меня никто не заставляет готовить казан кебаб, я делаю это просто потому что хочу и люблю это делать. А люблю потому что у меня получается, и с каждым разом все лучше. Но откуда я понимаю, что у меня получается? Все правильно, мне это говорят все те люди кто попробовал блюдо.

В проекте я работаю с мотивацией всех участников. IT проект это очень сложная вещь, не все задумки получаются с первого раза, некоторые вещи приходится переделывать несколько раз. В такой ситуации члены команды со слабой мотивацией могут быстро опустить руки. Соответственно моя задача изначально состоит в подборке мотивированных членов команды, а затем уже в поддержке и управлении их мотивацией.

Рецепт №4. Подбирайте высокомотивированных членов команды. Членами команды могут быть как заказчики, так и разработчики, технические писатели и тд.

Рецепт №5. Управляйте мотивацией через частые коммуникации, всегда есть за что человека похвалить или поругать.

Рецепт №6. Хотите поругать? Используйте схему сначала хвалим, потом ругаем, и затем снова хвалим. Это сложно, но нужно.

Рецепт №7. Кроме коммуникаций есть и другие виды мотивации, чередуйте ими.

Килограмм Ресурсов

Ресурсы — это простое и сложное понятие одновременно. Нам может казаться что они есть, но на самом деле их может не быть. Ресурсов должно быть достаточно, но переизбыток ресурсов ведет к расточительству.

Ключевые ресурсы в IT проектах это:

  • люди
  • деньги
  • время
  • оборудование и материалы
  • информация

Что бы приготовит казан кебаб мне нужно:

  • повар (т.е. я сам)
  • деньги на продукты
  • сами продукты (мясо, курдюк, картофель, лук, соль, специи)
  • время что бы купить продукты, и приготовить блюдо
  • казан, газовая плита или очаг, приборы для готовки
  • рецепт приготовления (который уже сидит у меня в голове)

Секрет приготовления вкусного казан кебаба – это продукты высокого качества, наличие достаточного времени, хорошее место и оборудование для готовки. 

Глупо ожидать божественный вкус если все составляющие блюда не соответствуют божественному качеству.

Тоже самое и с проектами необходимо обращать внимание на качество требуемых компонент: 

Люди. Я предпочитаю работать с профессионалами своего дела. И никогда не завязываю проект на одного профессионала, если что случиться с ним будет очень сложно найти концы.

Деньги. Деньги утром, стулья вечером. На голом энтузиазме далеко не уедешь, деньги нужны в любом случае. И лучше заложить денег в бюджет проекта чуть больше чем необходимо, чем в итоге выдать недоделанный проект. Я изучил бюджетное планирование и это мне только помогает.

Время. Я конечно понимаю, что все всегда «уже нужно было вчера» но я говорю правду о сроках, точнее о том, что они меняются, причем довольно часто. Лучше уж я поборюсь с заказчиком до начала проекта и получу приемлемые сроки, нежели потом буду оправдываться за срыв. Только нужно помнить, что брать 30 дней на работу, которая займет 5 дней не дальновидно.

Оборудование и материалы. В IT проектах, качество оборудования напрямую влияет на конечный результат. Но я считаю в этом вопросе необходимо соблюдать баланс. Оборудование должно быть качественным и способным продвинуть проект вперед, и не более того. Нам не нужен сервер с корпусом из золота и страз.

Информация. Вы скажете: «Что – и это ресурс?». А я отвечу «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Что бы информация всегда была актуальной я просто управляю проектом по специальной методике, но об этом ниже.

И так рецепты:

Рецепт №8. Собирайте проектную команду из профессионалов своего дела. Но не создавайте зависимость от единственного профи.

Рецепт №9. Считайте бюджет с запасом, пусть денег будет чуть больше чем нужно.

Рецепт №10. И вообще изучите бюджетное планирование, это очень полезный навык.

Рецепт №11. Сроки всегда меняются. Планы ничто, планирование все. Девять рожениц не способны родить ребенка за 1 месяц. Утверждайте сроки с учетом рисков, но не чересчур. 

Рецепт №12. Откажитесь от планирования проектов по срокам, это тупиковый путь. Ниже описан способ как.

Рецепт №13. Выбирайте качественное оборудование и материалы согласно нуждам проекта. От этого зависит производительность системы. Только не перебарщивайте, клавиатура из золота особой производительности не добавит, но таскать ее вы уж поверьте замучаетесь.

Рецепт №14. Выстраивайте процесс получения и обработки актуальной информации. Чем быстрее вы узнаете, что собрали детскую коляску вместо гоночного болида, тем проще будет вернуться на правильный путь.

Щепотку Помощников

Мы живем в мире где будущее уже наступило, но распределено неравномерно. Помощниками я называю все те вещи или системы, которые упрощают процессы ведения и участия в проектах. То чем пользуюсь я может быть до исторично для вас, и наоборот. Это как кот Шредингера, не поймешь, что там пока не взглянешь. 

Чем я пользуюсь что бы упростить процесс приготовления казан-кебаба? Все очень просто и прозаично:

  • холодильником, что бы мясо не пропало
  • микроволновой печью, что бы разморозить мясо если они заморозилось
  • вытяжкой, что бы избавиться от лишних клубов дыма от жарки
  • таймером на телефоне, что бы точно отслеживать время приготовления

Это все те вещи, без которых можно обойтись при готовке, но они создают для меня удобства и позитивно влияют на общий прогресс.

В проектном управлении я пользуюсь следующими помощниками:

  • Jira или Trello для отслеживания прогресса по задачам проектов
  • Jira Service Desk для организации процесса обработки обращений конечных пользователей
  • Slack для ведения внутри командной (внутри корпоративной) переписки
  • Planningpoker.com для беспристрастной оценки сложности задач
  • Zoom.us для проведения собраний в проекте
  • Confluence или GitBooks для ведения проектной документации 
  • и куча других сервисов.

Да и без этих сервисов и продуктов можно успешно завершать проекты, только зачем отказываться от прогресса? Особенно если это все либо бесплатно, либо стоит очень маленьких денег?

Продолжим наши рецепты:

Рецепт №15. Не стойте на месте, внедряйте в свою работу те сервисы и продукты, которые упростят ведение проектов.

Рецепт №16. Общайтесь с другими проектными менеджерами, большинство есть в социальных сетях или профессиональных сообществах, попросите совета многие вам не откажут. 

Жарим и парим

Как набор ингредиентов превращается в казан-кебаб? Ответ очевиден, из-за всех тех действий, которые совершает с ними повар. Эти действия по-другому можно назвать алгоритмом, процессом или методом, но суть в данном контексте одна.

Итак, чтобы приготовить казан кебаб необходимо:

  1. Разделать мясо, замариновать его.
  2. Почистить и помыть картофель, разрезать на дольки не нужно.
  3. Взять казан, налить в него подсолнечное масло и разогреть до каления.
  4. Обжаривать картофель до образования золотистой корочки. Готовые картофелины посолить и убрать в термостойкую посуду.
  5. Обжаривать мясо до образования золотистой корочки. Готовое мясо посолить и убрать в термостойкую посуду.
  6. Вылить остатки масла из казана в другую термостойкую посуду. Тщательно помыть казан.
  7. Разрезать курдюк тонкими пластинками и выложить на днище казана, что бы не оставалось оголенного металла.
  8. Поверх курдюка выложить картофель одним слоем, затем выложить мясо вторым слоем, и если остался картофель, то выложить третьим слоем.
  9. Посыпать приправой и плотно накрыть крышкой.
  10. Жарить/тушить на медленном огне примерно 30 минут.
  11. Сразу после накрывания крышкой, почистить и нарезать лук кольцами.
  12. Нарезанный лук тщательно промыть водой несколько раз, при желании добавить уксус и соль по вкусу.
  13. Готовое блюдо подавать в лягане (огромной тарелке). Мясо выложить в середине, по краям выложить картофель и сверху красиво посыпать кольцами лука.
  14. Наслаждаться. 

Как видите даже такое сравнительно простое блюдо готовится и подается в 14 этапов. А представьте если вам нужно одновременно приготовить 4 казана казан кебаба? Да это возможно не боюсь вкус будет не таким, как если бы вы приготовили только один. А еще даже в приготовлении блюда есть свои риски, мир не статичен, у вас может картофель быть не таким как всегда, вы можете забыть купить приправы, или давление газа в плите может быть низким, и вам придется с этим что-то делать.

Выполнение любого проекта так же состоит из своих этапов. Если не вдаваться в частности и разговаривать об универсальных концепциях, то можно выделить два подхода к ведению проектов это – водопадный (waterfall) и гибкий (agile) метод.

Водопадный метод — это основоположник всех методов. Предполагает, что мир статичен, ничего в нем не меняется и все риски можно заранее просчитать. Соответственно можно все задачи в проекте заранее расписать и составить огромное техническое задание согласно которому будет работать техническая команда и будет выполняться приемка заказчиком.

Да когда проектное управление только зарождалось, это был хороший метод. Но не сейчас. Мир слишком быстро меняется, и мы вместе с ним, именно поэтому этот метод больше и не работает так как он предполагает, что все статично и не будет никаких изменений.

Гибкая методология – естественная эволюционная адаптация водопадного метода. Данная методология уже учитывает, что мир не статичен и в нем куча рисков. И учит нас тому что нивелировать риски можно только через выстраивание процессов получения и обработки актуальной проектной информации. Все очень просто – общайтесь чаще и по делу и все будет хорошо с проектом. Огромное техническое задание можно смело выкидывать в мусор, лучше чаще показывайте результат. 

Лично я уже давно использую гибкую методологию в управлении проектами. И даже более я управлял с помощью гибкой методологией проектами не только в сфере IT, но и в сфере строительства и производства. Если хорошо понимать принципы этот метод универсален, и может улучшить результаты в любых проектах.

Гибкая методология управления проектами сравнима с импровизацией профессионального повара, вместо того что бы делать все по инструкции – талмуду, лучше все адаптировать по ходу дела для достижения наилучшего результата.

Рецепты:

Рецепт №17. Изучите водопадный метод, попробуйте управлять проектом, наступите на грабли.

Рецепт №18. Изучите гибкую методологию, улучшайте свои навыки управляя проектами, и больше никогда не наступайте на грабли.

Рецепт №19. Адаптируйте гибкую методологию под себя. Она поэтому и называется гибкая. Но не нарушайте 4 принципа.

Каша из топора в мульти вселенной.

Есть еще два бича в управлении проектами, это – сроки и параллельность. Ох сколько же судеб проектных менеджеров они погубили. Но надеюсь вы будете не в их числе.

Вот сходу мне ответьте пожалуйста за сколько минут вы приготовите 10 казан кебабов?

Любой ваш ответ будет неверен. Никто кроме самой вселенной не может ответить на этот вопрос. Потому что мы еще не научились заглядывать в будущее.

А теперь скажите за какое точное время вы завершите свой текущий проект? Только учтите, что средний IT проект за который берется проектный менеджер по сложности сравним с приготовлением 50 – 60 казан кебабов. 

Думаю, если бы кто-то и мог ответить на этот вопрос, он бы получил Нобелевскую премию и стал самым богатым человеком на Земле.

Наше понимание сроков искажено. Если вы знаете квантовую физику, то вы, наверное, знаете, что гравитация не может существовать без материи, и та же гравитация влияет на течение времени.

Так же сроки не могут существовать без привязки к функционалу. Т.е. когда я говорю, что завершу такой-то проект за такой-то срок, и имею ввиду что с таким-то функционалом. Но разве есть проекты у которых не меняется функционал? В моей практике таковых не было. Получается я изначально ввожу в заблуждение заказчиков проекта и себя в том числе. 

Правильнее было бы говорить: Я завершу проект, с функционалом, который мы успеем создать в рамках заранее определенного срока. Функционал в этом случае оптимизируется, что успели то и сделали. Но если нужен упор именно на функционал тогда изменяются сроки. 

Только так можно правильно донести до заказчика всю неопределенность, заложенную в нашей деятельности.

Гибкая методология и так и работает, поставляет варьируемый функционал в рамках жестких сроков. А водопадный метод только притворяется что поставит утвержденный функционал в рамках жестких сроков.

Теперь, попробуйте предположить сколько времени у вас займет приготовление каждого казан кебаба, если нужно готовить 4 казана одновременно без посторонней помощи. 

Это еще сложнее. Вы не можете разорваться на части, и делать все одновременно, придется как-то ухитряться двигать процесс по чуть-чуть что бы все приготовилось более-менее в одно время.

Сразу скажу в любом случае быстрее приготовить каждое блюдо в жесткой очередности, не пытаясь распараллелить все.  Так вы потратите намного меньше времени.

Почему так? Потому что так устроен наш мозг. Мы физически не способны делать 2 осознанные вещи одновременно. Кто-то возможно и может, но не 99,9% людей, живущих на нашей планете.

Но большинство проектных менеджеров хотят думать, что они супергерои, с фантастическими навыками и пытаются управлять 4 – 6- 10 проектами одновременно. Я сам был когда-то таким. Согласно проведенным научным исследованиям на переключение между 2 проектами, мы теряем 25% проектного времени, на 3 проектах теряем 50% проектного времени, на 4 проектах уже 75%. Подумайте об этом, возможно сделаете правильные выводы.

Рецепты:

Рецепт №20. Перестаньте относится к срокам как к независимому параметру. У них есть связь по крайней мере с функционалом.

Рецепт №21. Выбирайте либо заказчик получит функционал, либо вы завершите проект в срок.

Рецепт №22. Хватит тешить свое самолюбие и вести проекты параллельно, это не работает.

Рецепт №23. Если нет другого выбора, возьмите один основной проект и второй фоновый. По фоновому работайте только тогда, когда нет задач в основном проекте и так далее по цепочке.

Обжорство — смертный грех.

Живя у нас в стране и видя все то разнообразие вкусных блюд готовящихся каждый день трудолюбивыми поварами очень легко поддаться обжорству. Есть вкусную еду хорошо, но когда ешь чересчур много то теряешь свое здоровье. И в итоге уже не можешь вкусить окружающие тебя божественные яства. 

В проектном управлении так же. Можно управлять проектами 24 часа в сутки и всегда будет много работы. Но такой темп работы приведет только к истощению и выгоранию. Очень полезно иногда что-то поделать руками или побыть простым исполнителем в рамках проекта. 

За последние полгода я приобрел около 10 навыков из сфер строительства и промышленного производства, и эти навыки только помогают мне в более глубоком понимании проектного управления.

И не забывайте больше проводить время со своими близкими, не упускайте возможности насладиться общением пока это еще возможно. Ведь самый дорогой ресурс это – время, ни за какие деньги вы его не купите и не вернете.

Мишлен.

Многие повара мечтают получить звезду Мишлена. Ведь это признание исключительности их блюд и навыков.

Мне звезд не нужно, для меня достаточно если после прочтения данной статьи у вас что-то поменяется в мышлении, и вы сможете довести процент успешности ваших проектов до фантастических 80 – 90 процентов. 

Спасибо за ваше внимание.

Связанные публикации

Оставить комментарий